Definisjonen og essensen av outsourcing
Outsourcing, som først ble identifisert som en forretningsstrategi i 1989, har siden blitt et grunnleggende aspekt ved bedriftsøkonomien, særlig fremtredende på 1990-tallet. Det innebærer å delegere tjenester eller produksjon, som tradisjonelt har vært håndtert internt, til en tredjepartsleverandør. Denne praksisen, også kalt outsourcing eller utkontraktering av forretningsprosesser (BPO), brukes ofte for å redusere kostnader og påvirker ulike roller på tvers av sektorer, fra kundeservice og produksjon til administrative oppgaver.Outsourcing innebærer å engasjere et eksternt selskap, en såkalt tjenesteleverandør eller tredjepartsleverandør, til å bruke sin egen arbeidsstyrke eller sine egne systemer for å utføre oppgaver, enten i innleiebedriftens lokaler eller på eksterne steder. Bedrifter benytter seg av outsourcing for et bredt spekter av tjenester, alt fra IT-funksjoner som programmering, applikasjonsutvikling og teknisk support til kundeservice, produksjonsprosesser, personaladministrasjon og økonomitjenester som bokføring og lønnsadministrasjon. I noen tilfeller kan bedrifter velge å outsource hele avdelinger, for eksempel IT-avdelingen, eller segmenter innenfor bestemte divisjoner.
Outsourcing er en praksis som skaper kontroverser. Kritikerne hevder at outsourcing bidrar til å redusere sysselsettingen innenlands, særlig i industrien. Tilhengerne hevder derimot at det gjør det mulig for bedrifter å optimalisere ressursallokeringen og dermed bevare prinsippene for frie markedsøkonomier verden over. Bedrifter outsourcer ofte ulike deler av verdikjedene sine, for eksempel design, produksjon, styring av forsyningskjeden, salg, markedsføring og service. Denne strategien blir særlig relevant i perioder med rask ekspansjon, når det er behov for spesialkompetanse, eller for prosesser som bare er nødvendige i perioder.
Outsourcing gir bedrifter mulighet til å senke lønnskostnadene, øke effektiviteten og optimalisere ressursallokeringen. Vanlige outsourcede forretningsfunksjoner omfatter blant annet eiendomsdrift, personaladministrasjon, kundestøtte, regnskap, styring av forsyningskjeden, forskning, innholdsproduksjon, design og utvikling av nettsteder, juridiske tjenester og ingeniørtjenester. Denne tilnærmingen gjør det mulig for organisasjoner å oppnå økt organisatorisk effektivitet, fleksibilitet og strategisk konsentrasjon. Ved å delegere planleggings- og gjennomføringsansvaret til eksterne partnere kan bedriftene lette arbeidsmengden og konsentrere seg om kjernekompetansen. Outsourcingfirmaer påtar seg oppgaver som kandidatsøk, utvelgelse og opplæring i henhold til kundens spesifikasjoner, og oppfyller dermed behovet for arbeidskraft uten at det ansettende selskapet trenger å være direkte involvert i disse prosessene.
Mekanismer og prinsipper for outsourcing av funksjonalitet
For å lykkes med outsourcing av ansvarsområder må bedrifter prioritere forretningspartnerskapet like mye som logistiske hensyn. Outsourcing handler om mer enn bare avtaler om servicenivå; det handler om å forvalte relasjoner og fremme partnerskap i stedet for å behandle det som et transaksjonelt kjøp. Å bygge og opprettholde et tillitsfullt forhold er avgjørende for outsourcing, noe som krever mer komplisert styring enn bare å definere servicenivåer og kontraktsforhold.Enkelte eksperter anbefaler at man er spesielt oppmerksom på exit-klausulen i servicekontrakter. Det er avgjørende for bedrifter å forstå når en kontrakt naturlig avsluttes, og å sørge for at alle parter oppfyller sine forpliktelser og forblir engasjert frem til kontraktens utløp.
Motivasjonen bak bedrifters beslutning om å outsource
Noen bedrifter velger å outsource for å utnytte ekspertisen til tredjepartsleverandører for å utføre oppgaver mer effektivt. Begrunnelsen er at disse leverandørene, som spesialiserer seg på spesifikke oppgaver, ofte oppnår bedre resultater når det gjelder hastighet, kvalitet og kostnadseffektivitet sammenlignet med det innleide selskapet.Bedrifter velger ofte å outsource av flere grunner, blant annet for å håndtere rask vekst som overstiger deres interne bemanningskapasitet. Da kan de raskt sette inn et ferdig opplært team fra et outsourcingsfirma etter behov, slik at det kan integreres sømløst i driften uten avbrudd.
I tillegg er outsourcing gunstig for prosjekter eller prosesser av begrenset varighet, der det er mer effektivt å leie inn et midlertidig team enn å ha fast ansatte. Når nye prosesser skal implementeres, velger bedrifter å outsource til fagarbeidere i stedet for å investere tid og ressurser i opplæring og vedlikehold av interne ansatte.
Videre kan outsourcing redusere risiko eller overføre lovpålagt ansvar til tredjepartsleverandører, noe som gir selskapene økt sikkerhet og etterlevelse av lover og regler.
Alt i alt gjør outsourcing av funksjoner som ikke er kjerneoppgaver eller støttefunksjoner, det mulig for bedrifter å konsentrere ressursene sine om kjernekompetansen, noe som gir dem et konkurransefortrinn på markedet.